Bli vår nya Event- och Office Manager och arbeta i en dynamisk miljö

Rollen

Event- och Office Manager ansvarar för att övervaka de allmänna administrativa funktionerna och alla evenemang och aktiviteter på kontoret. Du ser till att gäster och kollegor får hjälp och information på bästa möjliga sätt. Du ger också stöd till VD, administrativ personal och forskare i deras dagliga verksamhet. Kort sagt, ett mångsidigt jobb i en dynamisk miljö med många olika uppgifter.

Ansvarsområden inkluderar men är inte begränsade till följande:

• Organisera och förbereda möten och evenemang (lokaler, måltider, inbjudningar, scheman).
• Möta och välkomna gäster, vilket kan ibland innebära arbete utanför kontorstid.
• Bistå med researrangemang.
• Förvaltning av gemensamma utrymmen och upprätthålla en trevlig arbetsmiljö.
• Sortera och distribuera inkommande och utgående post.
• Upprätthållande av rutiner för brand och hälsa och säkerhet på kontoret.
• Hantera kontorets inköp och sortera fakturor.
• Planering av kick-offs, julfester och andra sociala aktiviteter.

Kvalifikationer

• Erfarenhet som Office manager och i event planering.
• Uppmärksamhet på detaljer och problemlösningsförmåga.
• Utmärkt förmåga att hantera tid och förmåga att utföra flera uppgifter samtidigt och prioritera arbetet.
• God organisations- och planeringsförmåga.
• Förmåga att organisera konferenser och genomföra evenemang.
• Fullständiga yrkesmässiga kunskaper i engelska och svenska.
• Utmärkt skriftlig och muntlig kommunikationsförmåga.
• En god lagspelare som hjälper till där det behövs i en liten organisation.

Meriterande:

• Kunskaper i andra språk som används i den region vi arbetar med värderas, såsom ryska, ukrainska, georgiska och polska.
• Kunskaper i MS Office (särskilt MS Word, MS Excel och MS Outlook).
• Erfarenhet som administrativ assistent.
• Grundläggande kunskaper om bokföringsrutiner är också meriterande.

Villkor

Det här är en tillfällig anställning på cirka 9-12 månader. Kan vara en heltids- eller deltidsanställning. Vi tillämpar ett löpande urval, så skicka in din ansökan redan idag!

Om SITE

SITE är ett oberoende forskningsinstitut vid Handelshögskolan i Stockholm (SSE) och inrättades 1989 för att fokusera på den ekonomiska utvecklingen i Sovjetunionen, men har sedan dess utvecklats till att omfatta ett bredare spektrum av länder och ämnen som är relevanta för (tidigare) övergångsländer.

Vi fungerar som en brygga mellan det akademiska samfundet och beslutsfattare och täcker ett brett spektrum av forskningsområden, inklusive övergångsekonomi, genus, utveckling, energi, korruption med mera. För att främja kommunikation och utbyte av idéer anordnar vi regelbundet policyinriktade konferenser och seminarier.