Lena Lid Falkman har forskat om moderna arbetssätt sedan 2013. I sin forskning har hon till exempel tittat närmare på aktivitetsbaserade kontor, digitalisering, hur relationer förändras med sociala medier, virtuella möten, ledarskap på distans med mera.

Hon leder just nu två forskningsprojekt, ”Framtidens kontor – effektiv gränslös kommunikation och plats för innovation” – ”Om moderna arbetssätt”. Så vi frågade henne hur vi kan arbeta bättre under en pågående pandemi. 

Nu när många uppmanas att arbeta hemifrån, hur kan vi utnyttja digitaliseringens möjligheter och digitala verktyg?

Tekniken har vi haft ett bra tag, till exempel för videokonferenser och videomöten. Det som behöver utvecklas nu är vår inställning till tekniken och vårt sätt att använda den. Jag vill inte vara hurtig och säga att det kommer bra saker ur den här krisen, men jag tror att utvecklingen av vårt användande av tekniken kommer hoppas fram flera år.

Det man behöver mest av allt för att hantera dessa digitala verktyg är vana. Och nu kommer vi att få det, motvilligt eller inte. Att jobba tillsammans med andra utan att träffas alls kan faktiskt fungera alldeles utmärkt! Det som beslutas på ett möte är lika giltigt som det som bestäms på ett fysiskt möte.

Bör man tänka på något speciellt vid arbete hemifrån?

Tänk på din hälsa! Både den fysiska och den sociala. Det är stor skillnad på att jobba hemifrån någon eftermiddag, till att jobba nästan uteslutande hemifrån. Det går bra att sitta på en köksstol eller hänga i en soffa några timmar, men inte en hel vecka i sträck. Vi behöver en bra stol och ett bord i rätt höjd när det blir många timmar. Dessutom behöver vi röra på oss. På jobbet går vi till och från bussen, går ut och köper lunch.

Även hemmaarbetare behöver ta en paus och röra på sig och få lite luft. Sen finns den psykiska aspekten. Det kanske är skönt att sitta ensam en eftermiddag hemma och få saker gjort, men när det blir hemifrån hela tiden, så blir det tråkigt och asocialt. Stäm träff online också för en kopp kaffe och lite småprat!

Ställer ändrade arbetssätt (distansarbete, möten online med mera) ändrade krav på ledarskap? 

Ja, det krävs ett mycket tydligare ledarskap! Många upplever att man får boka in fler möten för att ha avstämningar och se till att saker och ting flyttar sig framåt. Så gör klart vad för resultat man förväntar sig under veckan, och gör klart att medarbetarna har förutsättningar för att nå dessa, för att sen stämma och av och kolla hur det gått. Det är viktigare och vettigare att ha koll på resultaten, att medarbetarna levererar, än när eller hur mycket de jobbar.

Det finns forskning som visar att en särskild sorts tillit uppstår vid samarbete vid distans – handlingsrelaterad tillit. När man mejlar det man sagt att man ska; loggar in på mötet på uppgjord tid; och levererar det som förväntas, är viktigare än att man framstår som auktoritär eller smart. Det här med tydlighet gäller ända ner på hur vi leder online-möten.

När vi sitter runt ett bord så styr vi mycket med kroppsspråk och ögonkontakt, som till exempel när någon pratat klart eller vems tur det är att prata. Nu måste mötesledaren styra upp turtagning, eftersom vi inte sitter i rad. Som mötesledare får man gärna vara övertydlig: ”Nu Kalle är det din tur… var du klar där, så är det Annas tur”.

Sen måste ledarna ha koll på hur folk mår. När vi inte ser varandra vid lunchen, kan man kanske behöva ringa upp och ställa frågan: Hur har du det? Jag tänker att det är särskilt viktigt i dessa tider av mycket oro, att chefen inte bara är exekutiv utan också empatisk. 

För dem som trots allt måste gå till sin arbetsplats, kan man genom att se över kontorsmiljön förebygga och förhindra smittspridning? I så fall, hur?

Vi vet från ett par studier att fast placering bredvid andra är sämre ur ett hälsoperspektiv. Så att ha en fast egen plats i ett öppet landskap, är alltså sämre än att ha ett eget rum eller att ha fri placering som du har i flexkontor eller aktivitetsbaserade kontor. Finns inte möjlighet för alla att ha egna rum, så är det alltså bättre att ha fri placering. Då kan man välja att flytta ifrån någon som man blir störd av, eller upplever inte vara helt frisk. Men nu ska vi förstås jobba hemifrån så mycket vi bara kan!